Optimisation des licences Microsoft 365
Guide pratique pour adapter au mieux le nombre de licences Microsoft 365 à vos besoins
L'optimisation des licences Microsoft 365 consiste à passer en revue les licences détenues par une organisation, la manière dont elles sont attribuées et utilisées, ainsi qu'à vérifier si chaque utilisateur dispose du forfait adapté à son rôle. L'objectif est d'améliorer la visibilité sur les licences, de réduire les dépenses superflues et de conserver les fonctionnalités dont les utilisateurs ont réellement besoin.
Qu'est-ce que l'optimisation des licences Microsoft 365 ?
L'optimisation des licences Microsoft 365 consiste à évaluer vos licences Microsoft 365 par rapport aux besoins réels des utilisateurs, à leurs habitudes d'utilisation, aux exigences de sécurité et aux rôles au sein de l'entreprise.
Plutôt que de partir du principe que tous les salariés ont besoin du même régime, l’optimisation pose des questions telles que :
Quelles sont les licences actuellement attribuées ?
Ces utilisateurs sont-ils toujours actifs ?
De quelles fonctionnalités de Microsoft 365 ont-ils réellement besoin ?
Se trouve-t-il que des utilisateurs se voient attribuer des formules comprenant des fonctionnalités dont ils n'ont pas besoin ?
Certains modules complémentaires font-ils double emploi avec des fonctionnalités déjà présentes ailleurs ?
Les utilisateurs ne disposent-ils pas des fonctionnalités nécessaires à la sécurité, à la conformité ou à l'exercice de leurs fonctions ?
Les décisions actuelles en matière d'octroi de licences reflètent-elles toujours le mode de fonctionnement de l'organisation ?
Les environnements Microsoft 365 restent rarement inchangés.
Des collaborateurs arrivent et partent. Les fonctions évoluent. De nouveaux outils de sécurité sont mis en place. Les entreprises procèdent à des acquisitions. Les produits Microsoft et leurs conditions de licence changent. De nouvelles applications sont ajoutées tandis que les anciennes restent en place.
Au fil du temps, les décisions en matière de licences qui semblaient justifiées à l'époque peuvent ne plus correspondre à la réalité de l'organisation.
Parmi les causes courantes, on peut citer :
Pourquoi y a-t-il un gaspillage de licences Microsoft 365 ?
Changements au sein du personnel
Les licences peuvent rester attribuées même après le départ d'un salarié, un changement de poste ou un transfert vers une autre unité opérationnelle.
Attribuer le même forfait Microsoft 365 à tous les employés peut certes faciliter la gestion, mais les différents postes ont souvent des besoins spécifiques.
Un système de licence unique pour tous
Croissance de l'entreprise et acquisitions
Les nouvelles entités peuvent intégrer différents locataires, contrats, types de licence et modèles d'achat au sein d'une même organisation.
Des mises à jour de plan qui ne sont jamais réexaminées
Il peut arriver qu'un utilisateur souscrive à une formule supérieure pour un projet ou un besoin ponctuel, puis continue à l'utiliser bien après que ce besoin a évolué.
Produits et modules complémentaires qui se recoupent
Il se peut que certains produits Microsoft ou tiers proposent des fonctionnalités déjà incluses dans une autre licence.
Quelles sont les principales possibilités d'optimisation des licences Microsoft 365 ?
Un audit des licences Microsoft 365 permet généralement d'identifier plusieurs types d'opportunités.
Licences inutilisées
Les licences achetées mais qui ne sont plus attribuées à un utilisateur actif peuvent être réattribuées ou supprimées lorsque les conditions du contrat le permettent.
Utilisateurs inactifs
Les comptes appartenant à des employés ayant quitté l'entreprise ou inactifs peuvent encore être associés à des licences payantes.
Licences qui ne correspondent pas au rôle
Les équipes de première ligne, administratives, de direction, techniques, juridiques et de sécurité ont souvent des besoins très différents en matière de solutions Microsoft.
Permis de conduire hors format
Certains utilisateurs peuvent disposer d'abonnements de niveau supérieur alors même qu'un autre abonnement Microsoft 365 suffirait à répondre à leurs besoins professionnels.
Répartition des licences entre plusieurs entités
Il peut arriver que des filiales ou des sociétés acquises achètent les mêmes produits dans le cadre de contrats différents, sans disposer d'une vue d'ensemble de la situation globale en matière de licences.
Fonctionnalité en double
Les modules complémentaires autonomes ou les outils tiers peuvent recouper des fonctionnalités déjà incluses dans une licence Microsoft existante.
Comment fonctionne l'optimisation des licences Microsoft 365 ?
Un processus structuré d'optimisation des licences se déroule généralement en plusieurs étapes.
1. Établir un inventaire complet des licences
Commencez par identifier :
Offres Microsoft 365
Modules complémentaires
Licences attribuées
Licences non attribuées
Utilisateurs et rôles
Locataires et entités
Contrats Microsoft applicables
Ce document recense les licences dont dispose actuellement l'organisation et précise où elles se trouvent.
2. Examiner les modalités d'utilisation et les exigences
Il convient ensuite de comparer les conditions d'octroi de licence avec les pratiques réelles des utilisateurs.
Cela peut notamment consister à examiner l'utilisation des applications, les exigences liées aux rôles, les dépendances en matière de sécurité, les exigences de conformité et les processus métier.
L'objectif est de déterminer si la licence actuelle correspond toujours aux besoins de cet utilisateur.
3. Identifier les possibilités d'optimisation
Les changements éventuels pourraient inclure :
Récupération des licences inutilisées
Réaffecter les licences disponibles avant d'en acheter d'autres
Modifier les plans lorsque les besoins le justifient
Suppression des extensions qui se chevauchent
Identification des capacités manquantes
Harmonisation des conditions d'agrément pour les fonctions similaires
4. Examiner les dépendances en matière de sécurité et de conformité
Une licence moins coûteuse ne constitue pas une optimisation si elle prive l'entreprise des fonctionnalités dont elle a besoin en matière de sécurité, d'identité, de conformité ou de gouvernance.
Toute modification proposée devrait donc tenir compte des dépendances telles que :
Contrôles d'identité et d'accès
Protection contre les menaces
Protection des données
Exigences de conformité
Fidélisation
eDiscovery
Politiques administratives
5. Mettre les modifications en conformité avec les contrats Microsoft
Identifier une licence superflue et parvenir à réduire l'engagement commercial ne sont pas toujours deux choses identiques.
Le calendrier et l'impact financier d'un changement peuvent dépendre de la manière dont l'entreprise acquiert ses licences Microsoft, des conditions de son engagement, des dates de renouvellement et des contrats en vigueur.
Le « right-sizing » consiste à proposer à chaque utilisateur un forfait adapté aux fonctionnalités dont il a réellement besoin dans le cadre de ses fonctions.
Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille choisir la licence la moins chère.
Par exemple, deux employés peuvent tous deux utiliser Outlook, Teams et les applications Microsoft 365, mais l'un d'entre eux peut également avoir besoin de fonctionnalités avancées en matière de sécurité, de conformité, d'analyse ou d'administration.
Leurs licences pourraient donc devoir être différentes.
Un cadre utile pour déterminer la taille optimale prend en compte les éléments suivants :
Fonction
En quoi consiste exactement le travail de cet employé ?
Que signifie « adapter le nombre de licences Microsoft 365 » ?
Applications
Quelles applications et quels services Microsoft sont nécessaires pour ce poste ?
Configuration requise pour l'appareil
Quelles fonctionnalités de gestion des terminaux et des appareils sont nécessaires ?
Sécurité
Quelles fonctionnalités liées à l'identité et à la sécurité doivent rester disponibles ?
Exigences métier
Existe-t-il des politiques ou des normes organisationnelles qui imposent certaines fonctionnalités, même si leur utilisation semble faible ?
Conformité
Ce poste nécessite-t-il des compétences spécifiques en matière de protection des données, de conservation des données, d'audit ou de conformité réglementaire ?
E3 ou E5 : dans quels cas l'optimisation des licences influe-t-elle sur le choix du forfait ?
Une question fréquente en matière d'optimisation est de savoir si un utilisateur a besoin de Microsoft 365 E3 ou E5.
La version E5 offre des fonctionnalités supplémentaires en matière de sécurité, de conformité, d'analyse et de communication par rapport à la version E3. Ces fonctionnalités peuvent s'avérer indispensables pour certains utilisateurs, tandis qu'elles ne sont pas nécessaires pour d'autres.
Une analyse d'optimisation devrait donc permettre de déterminer quels utilisateurs ont réellement besoin de ces fonctionnalités supplémentaires, plutôt que d'appliquer le même forfait d'entreprise à tout le monde.
Business Premium ou E3 : quels utilisateurs ont besoin d'une offre d'entreprise ?
Un autre choix courant en matière de licence concerne le choix entre Microsoft 365 Business Premium et Microsoft 365 E3.
Business Premium offre des fonctionnalités avancées en matière de productivité, de gestion des identités, de gestion des appareils et de sécurité, tandis que la version E3 est conçue pour répondre aux besoins plus généraux des entreprises et s'adapter à leur croissance.
Le choix approprié dépend de facteurs tels que :
Structure organisationnelle et taille des locataires
Rôle de l'utilisateur
Exigences en matière de sécurité
Exigences en matière de conformité
Configuration requise sous Windows
Croissance organisationnelle à long terme
Dans quelle mesure la sécurité et la conformité doivent-elles influencer l'optimisation des licences ?
La sécurité et la conformité doivent être considérées comme des contraintes dans le cadre de l'optimisation des licences, et non comme des options facultatives.
Avant de modifier une licence Microsoft 365, vérifiez si le forfait actuel prend en charge :
Politiques d'identité et d'accès
Exigences en matière d'accès conditionnel
Sécurité des terminaux
Sécurité des e-mails
Prévention des pertes de données
Fidélisation
eDiscovery
Protection des informations
Exigences en matière d'audit
Contrôles d'accès privilégiés
Si une fonctionnalité est requise par une politique de sécurité, une obligation de conformité ou un processus métier, la suppression de la licence qui la rend possible peut entraîner un risque plus important que ne le justifient les économies réalisées sur les licences.
Comment fonctionne l'optimisation des licences entre plusieurs locataires et entités ?
La gestion des licences Microsoft 365 devient nettement plus complexe lorsque les entreprises opèrent à travers plusieurs filiales, acquisitions, divisions ou locataires.
L'organisation peut disposer :
Les différents abonnements Microsoft 365 par entité
Différentes dates de renouvellement
Différents contrats Microsoft
Extensions en double
Plusieurs canaux d'achat
Exigences de sécurité différentes
Différents profils d'utilisateurs
Dans ces contextes, l'optimisation doit tenir compte à la fois de chaque locataire et de l'organisation dans son ensemble.
Assurer la visibilité entre les locataires
Identifier quelles entités détiennent quelles licences et où sont achetés les produits similaires.
Comparer les rôles entre les différentes entités
Des salariés occupant des postes similaires peuvent détenir des licences très différentes, simplement parce que leurs organisations ont obtenu leur licence de manière indépendante.
Examiner la stratégie relative aux locataires de manière distincte
L'optimisation des licences ne doit pas être le critère déterminant pour décider s'il convient de regrouper des locataires. L'architecture des locataires doit avant tout refléter les exigences opérationnelles, de sécurité, de gouvernance et organisationnelles.
Dates de renouvellement des cartes et accords
Des délais de renouvellement variables peuvent offrir différentes possibilités d'adapter les licences au fil du temps.
En quoi les contrats Microsoft influent-ils sur l'optimisation des licences ?
Le fait de se rendre compte qu'une licence n'est plus nécessaire ne signifie pas pour autant que son coût disparaît immédiatement.
La manière dont l'entreprise peut tirer un avantage financier de ce changement, ainsi que le moment où cela sera possible, dépendent de son contrat de licence Microsoft.
Parmi ces facteurs, on peut citer :
Engagement d'abonnement
Calendrier de renouvellement
Conditions de la convention d'entreprise
Conditions d'abonnement au CSP
Structure du contrat client Microsoft
Quantités existantes et engagements
Augmentations ou réductions prévues
C'est pourquoi l'optimisation des licences Microsoft 365 doit allier recommandations techniques et calendrier commercial.
À quelle fréquence faut-il réexaminer les licences Microsoft 365 ?
Il n'existe pas de calendrier universel pour ces révisions, mais l'optimisation des licences ne doit pas être considérée comme une démarche ponctuelle.
Un bilan s'avère particulièrement utile après :
Départs de salariés
Recrutement important
Restructuration du département
Fusions et acquisitions
Regroupement des locataires
Adoption des nouveaux produits Microsoft
Modifications en matière de sécurité ou de conformité
Modifications apportées aux licences Microsoft
Prochains renouvellements
Les organisations disposant d'environnements Microsoft plus vastes ou plus dynamiques pourraient tirer profit d'évaluations plus fréquentes.
Liste de contrôle pour l'optimisation des licences Microsoft 365
Une analyse pratique devrait répondre aux questions suivantes :
Connaissons-nous toutes les licences Microsoft 365 dont nous disposons actuellement ?
Sait-on quelles licences sont attribuées et lesquelles ne le sont pas ?
Les licences sont-elles toujours associées aux utilisateurs inactifs ?
Existe-t-il des plans adaptés aux différents rôles des salariés ?
Est-ce que nous payons en plus pour des fonctionnalités déjà incluses ailleurs ?
Nos exigences en matière de sécurité dépendent-elles de licences Microsoft spécifiques ?
Nos exigences en matière de conformité ont-elles une incidence sur le choix des formules dont les utilisateurs ont besoin ?
Plusieurs entités achètent-elles les mêmes produits Microsoft de manière indépendante ?
Sait-on à quelle date chaque contrat Microsoft est renouvelé ?
Procédons-nous à un réexamen des licences lorsque des changements interviennent au niveau des salariés, des entités opérationnelles ou des structures organisationnelles ?
Comment un fournisseur de services cloud Microsoft contribue-t-il à l'optimisation des licences ?
Certaines entreprises gèrent entièrement en interne leurs licences Microsoft, tandis que d'autres font appel à un fournisseur de services cloud Microsoft.
Un prestataire de services informatiques (CSP) spécialisé dans les questions de licences peut vous aider dans les domaines suivants :
Inventaire des licences
Comparaison des offres Microsoft
Mappage des utilisateurs et des rôles
Gestion des abonnements
Planification du renouvellement
Optimisation de Microsoft 365
Gestion des coûts Azure
Assistance Microsoft continue
Découvrez le rôle d'un fournisseur de services cloud Microsoft
Foire aux questions sur l'optimisation des licences Microsoft 365
Qu'est-ce que l'optimisation des licences Microsoft 365 ?
L'optimisation des licences Microsoft 365 consiste à examiner l'attribution des licences, leur utilisation, les besoins des utilisateurs, les exigences en matière de sécurité et les contrats Microsoft, afin de mieux adapter le plan Microsoft 365 le plus approprié à chaque utilisateur.
L'optimisation des licences implique-t-elle une rétrogradation des utilisateurs ?
Non. Un réexamen peut donner lieu à des déclassements, des reclassements, des réaffectations, des retraits de licences, des modifications des modules complémentaires, ou ne déboucher sur aucun changement. L'objectif est d'adapter les licences aux besoins réels.
Est-il possible que différents utilisateurs disposent de licences Microsoft 365 différentes ?
Oui. Les besoins en matière de forfaits Microsoft 365 peuvent varier d'un employé à l'autre en fonction des applications qu'ils utilisent, de leurs exigences en matière de sécurité, de leurs responsabilités en matière de conformité et de leurs rôles.
Les licences Microsoft inutilisées peuvent-elles être réattribuées ?
Dans de nombreux environnements, les licences disponibles peuvent être réattribuées à d'autres utilisateurs, sous réserve des conditions de licence et d'abonnement Microsoft applicables.
L'optimisation des licences a-t-elle une incidence sur la sécurité ?
C'est possible si des modifications sont apportées aux licences sans tenir compte des dépendances. Il convient donc de vérifier les fonctionnalités liées à la sécurité, à l'identité et à la conformité avant de modifier la formule d'un utilisateur.
À quel moment faut-il réexaminer les licences Microsoft 365 ?
Parmi les facteurs déclencheurs courants, on peut citer les renouvellements, les changements de personnel, les acquisitions, les restructurations organisationnelles, les nouveaux produits Microsoft et les modifications des exigences en matière de sécurité ou de conformité.
Vous souhaitez avoir une vision plus claire de vos licences Microsoft 365 ?
Un audit structuré des licences peut vous aider à comprendre dans quelle mesure vos abonnements Microsoft 365 actuels correspondent à vos utilisateurs, à leurs rôles, à vos exigences en matière de sécurité et à votre environnement Microsoft dans son ensemble.